Czym jest analiza ABC? Korzyści dla usprawnienia zarządzania zapasami

W każdej działalności biznesowej można zidentyfikować kluczowe i najbardziej dochodowe obszary. Podobnie jest w handlu i logistyce. W obu przypadkach efektywność opiera się na sprawnym zarządzaniu zapasami, które wymaga przyjęcia skutecznej strategii. Poszczególne towary i dobra prezentują odmienną wartość ze względu na rotację, wartość sprzedaży czy koszty zakupu. Biorąc pod uwagę te czynniki, do sprawnego zarządzania zasobami od lat wykorzystywana jest analiza ABC uwzględniająca podział produktów na 3 kategorie.

Na czym dokładnie polega metoda ABC? W jakich obszarach biznesu znajdują na szerokie zastosowanie? W jaki sposób metodę ABC wykorzystuje się w gospodarce magazynowej przedsiębiorstwa? Na podstawie jakich kryteriów można dokonywać klasyfikacji zapasów? Jak przygotować magazyn, by analiza ABC sprawdziła się w praktyce? Wyjaśniamy!

Klasyfikacja ABC a zasada Pareto

Analiza ABC opiera się na dobrze znanej nie tylko w biznesie w zasadzie Pareto, dlatego wyjaśnienie tego zagadnienia najlepiej rozpocząć od przedstawienia tej reguły.

Zasada wywodzi się od nazwiska włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfreda Pareto, który w swoich pracach zajmował się dystrybucją bogactwa. Przemyślenia te zostały wykorzystane przez Josepha Jurana – amerykańskiego teoretyka zarządzania, który w latach 50 XX wieku sformułował zasadę 80/20, znaną dziś jako zasada Pareto.

W jej myśl w wielu dziedzinach życia, w tym ekonomii, sprawdza się zasada, że 20% nakładów odpowiada za 80% rezultatów. Przykładowo:

20% klientów firmy przynosi jej 80% zysku,
20% towarów odpowiada za 80% wartości sprzedaży,
20% pracowników generuje 80% przychodów.

Chociaż proporcje nie zawsze są identyczne, reguła często znajduje zastosowanie w zarządzaniu i ekonomii.

Czym jest analiza ABC?

Metoda ABC stosowana między innymi w gospodarce magazynowej stanowi rozwinięcie zasady Pareta. W tym przypadku mamy do czynienia nie z dwiema, a trzema kategoriami zasobów, spośród których grupa A ma kluczowe znaczenie, a te, należące do grupy C prezentują najniższy priorytet.

Obszary zastosowania analizy ABC

Chociaż głównym zastosowaniem metody ABC jest gospodarka magazynowa, ten klasyczny podział na trzy grupy i związana z nim analiza sprawdza się także w innych obszarach. Oto kilka przykładów pochodzących z Encyklopedii Zarządzania[1]:

Zarządzanie kosztami – towarzyszy mu założenie, że pozycje zaliczane do grupy C, czyli mające niski priorytet mogą generować równie wysokie, zbędne koszty, co pozostałe pozycje.
Zarządzanie procesami – w trakcie realizacji wielu zleceń klasyfikacja ABC nierzadko wykazuje, że lepsza kontrola kilku z nich pozwala efektywnie kontrolować większość zadań.
Kontrola jakości – analiza ABC może doprowadzić do wniosku, że za większość wad odpowiadają stosunkowo nieliczne przyczyny.
Kontrola zużytych materiałów – kontrola grupy A, stanowiącej około 20% pozycji w magazynie pozwala kontrolować około 80% kosztów materiałowych.

Jak wykorzystać analizę ABC w gospodarowaniu zapasami?

Klasyfikacja ABC zdecydowanie najczęściej wykorzystywana jest w gospodarowaniu zapasami przedsiębiorstwa, a więc zarządzaniu magazynem. Polega ona na ustaleniu priorytetów. W przypadku produktów z grupy A uznawanych za najbardziej priorytetowe ich udział szacuje się na poziomie od 5% do 20% liczebności, a jednocześnie, zgodnie z zasadą Pareta, ich wartość sięga nawet 80% wszystkich zapasów.

Klasyfikacji dokonuje się na przykład na podstawie udziału całościowych kosztach zakupów, ale istnieją także inne metody. To właśnie zapasy z grupy A traktowane są ze szczególną troską, poddawane najściślejszej kontroli i szczegółowemu raportowaniu. Najczęściej poddaje się je również inwentaryzacji. Zapasy zaliczane do tej grupy umieszcza się zazwyczaj w najlepiej dostępnej strefie magazynowej.

Klasy B i C to zapasy o zdecydowanie niższym priorytecie.

Zazwyczaj grupa B odpowiada za kolejne 20% liczebności asortymentowej, jak i wartości. Grupa C to tak zwane zapasy o charakterze masowym. Charakteryzują się największą liczebnością asortymentową, która sięga od 60% do 80%, za to mają najniższy udział w wartości zapasów. Ta część zapasów ze względu na niskie znaczenie bywa w magazynie lokowana najdalej od strefy kompletacji zamówień.

Metody klasyfikacji poszczególnych produktów w magazynie

O tym, w jaki sposób przedsiębiorstwa posługują się zasadą ABC w swoim zarządzaniu zapasami decyduje charakter ich działalności. Zastosowanie klasyfikacji ABC nie musi opierać się wyłącznie na podziale na zapasy o najwyższej, średniej oraz najniższej wartości. Metoda ABC funkcjonuje w przynajmniej kilku odsłonach.

Analiza ABC – metody klasyfikacji danej pozycji magazynowej:

Analiza ABC w oparciu o popyt i sprzedaż – jest to dość zaawansowana, a jednocześnie prawdopodobnie najczęściej wykorzystywana klasyfikacja w analizie ABC. Uwzględnia ona dwa kluczowe czynniki. Pierwszym z nich jest wartość produktu, często rozumiana jako marża wynikająca z jego sprzedaży. Z punktu widzenia sprzedawcy brak tych towarów w magazynie może przełożyć się na spadek wartości sprzedaży, ale pod warunkiem, że weźmiemy pod uwagę drugi istotny czynnik. Jest nim popyt na dany produkt, który odbija się na częstości pobrań z magazynu. W ten sposób towary zaliczające się do grupy A są najczęściej sprzedawane i zapewniają największy zysk.
Analiza ABC ze względu na koszt jednostkowy – w tym przypadku towary klasyfikowane są w porządku malejącym na podstawie poziomu inwestycji w zapasy. Grupę A tworzą zatem produkty, których zakup wiązał się z najwyższymi kosztami. Metodą ABC w tym wariancie posługują się magazyny, w których istnieją duże rozbieżności cenowe pomiędzy produktami.
Analiza ABC ze względu na łączną wartość w zasobach magazynowych – tym razem analizę ABC wykorzystuje się, dzieląc produkty na podstawie ich wartości w chwili dokonywania obliczeń. Uwzględnia się nie tylko wartość jednostkową, ale także aktualny poziom zapasów. Zastosowanie tej metody wymaga ciągłego aktualizowania klasyfikacji ze względu na zmianę stanów magazynowych.

Analiza XYZ

W niektórych przedsiębiorstwach i magazynach analizę ABC zastępuje się innymi, pokrewnymi metodami zarządzania zasobami. Jedną z najpopularniejszych jest klasyfikacja XYZ. Na czym polega różnica w stosunku do metody ABC? W tej klasyfikacji podział nie odnosi się do wartości produktów, ale częstości zapotrzebowania na nie, a także możliwości prognozowania tej częstotliwości. Na tej podstawie można wyróżnić trzy grupy zasobów magazynowych:

Grupa X – produkty o największym zapotrzebowaniu i charakteryzujące się najmniej zmienną rotacją.
Grupa Y – produkty o średnim zapotrzebowaniu i charakteryzujące się średnią zmiennością rotacji, a więc trudniejsze do prognozowania zapotrzebowania.
Grupa Z – produkty sprzedawane nieregularnie, których sprzedaż bardzo trudno prognozować.

Jak przygotować magazyn do analizy ABC?

Wiedząc na czym polega analiza ABC, do jej wykorzystania należy przygotować magazyn. Czas na kilka porad w tym zakresie.

Implementacja analizy ABC w magazynie – wskazówki:

Optymalizacja przestrzeni magazynowej – powinna sprzyjać zastosowaniu analizy ABC. Produkty o wysokiej wartości i wielkości obrotów, zaliczane do klasy A muszą znajdować się najbliżej miejsca załadunku. Sprawny dostęp do tych zasobów umożliwiają między innymi regały akumulacyjne.
Oprogramowanie magazynowe – umożliwia szczegółową kontrolę zapasów, a więc usprawnia przypisywanie towarów do jednej z trzech kategorii. Pozwala także szybko uzupełniać zapasy w oparciu o analizę ABC. Ponadto nowoczesne oprogramowanie magazynowe pomaga zaplanować rozmieszczenie produktów w oparciu o klasyfikację ABC.
Efektywny transport – klasyfikacja ABC zakłada priorytety w rozmieszczeniu produktów w magazynie, jednak procesy logistyczne w e-commerce wymagają szybkiego dostępu do wszystkich zasobów, również tych należących do klasy C. Dlatego sprawną pracę dużego magazynu umożliwiają automatyczne systemy transportu, na przykład przenośniki rolkowe, lub wózki z napędem elektrycznym. Przygotowywanie zamówień ułatwia automatyzacja magazynu.

W niektórych branżach, na przykład e-commerce, analiza ABC znacząca usprawnia zarządzanie magazynem. Należy pamiętać, że rzetelne gospodarowanie zasobami przyspiesza realizację zamówień, a to przekłada się na wyższe zaufanie i lojalność klientów.

[1] https://mfiles.pl/pl/index.php/Analiza_ABC