Cum poți optimiza livrările internaționale fără a crește exponențial costurile?

Extinderea pe piețele internaționale aduce oportunități, dar și provocări când gestionezi logistica livrărilor către clienți aflați la distanță. Fără un control atent al costurilor sau strategii adaptate, cheltuielile pot depăși rapid estimările inițiale și pot afecta profitabilitatea. Volumul crescut de vânzări nu aduce automat și eficiență; modul în care alegi partenerii logistici și cum folosești tehnologia fac diferența atunci când vrei să limitezi cheltuielile și să păstrezi serviciile de livrare la standarde ridicate.

În acest ghid vei găsi pași practici, recomandări și exemple, astfel încât să gestionezi mai bine fiecare componentă logistică a livrărilor internaționale și să eviți majorarea costurilor.

De ce să optimizezi costurile la livrările internaționale?

Companiile care vând în alte țări se confruntă zilnic cu taxe suplimentare, cerințe vamale, variații de tarife sau schimbări de reglementare. Faptul că nu iei în calcul toate aceste aspecte duce deseori la scăderea profitului. Optimizarea devine indispensabilă atunci când vrei să crești pe noi piețe fără să pierzi bani.

Care sunt principalele riscuri?

• cheltuieli neașteptate cu taxele vamale și documentația necesară;
• plăți repetate pentru aceleași servicii, dacă nu alegi modelul potrivit de curier;
• timpi de livrare prelungiți care determină costuri suplimentare cu suportul clienți sau retururile;
• penalități de la clienți sau pierderea de comenzi repetate dacă întârzierile devin frecvente.

Optimizarea costurilor nu înseamnă să tai din calitatea serviciului, ci să folosești date și procese pentru a lua decizii mai eficiente.

Negociază proactiv cu furnizorii de livrări și optimizează relația cu aceștia!

Poți controla o parte importantă a costurilor ghidând discuția cu fiecare furnizor, nu doar acceptând tarifele propuse. Iată ce să faci:

Evaluează regulat tarifele și serviciile actuale!

Analizează lunar sau trimestrial costurile pentru fiecare rută. Solicită rapoarte detaliate de la curieri pentru a vedea unde poți economisi. Poți observa diferențe mari de preț pentru aceeași destinație, pentru colete sub 2 kg, de la doi curieri diferiți, iar acest lucru influențează direct strategia de livrare. 

Renegoceiază contractele pe baza volumelor reale!

Dacă expediezi regulat către anumite țări sau regiuni, folosește acest argument ca să ceri oferte mai competitive. Explică furnizorilor cum volumul constant sau creșterea sezonieră poate justifica reduceri de tarif și ajustări avantajoase.

Află când apare necesitatea colaborării cu mai mulți curieri!

Testează periodic alternative și nu rămâne blocat la un singur partener!

Compară tarifele, serviciul de support și timpul de tranzit cu minimum 2 furnizori, chiar dacă ai deja un contract principal. Platformele care centralizează serviciile mai multor curieri, cum este Innoship, facilitează această comparație și permit integrarea rapidă fără investiții suplimentare.

Asigură transparența și flexibilitatea clauzelor contractuale!

Cere clarificări în privința taxelor ascunse, a penalizărilor sau a tarifelor speciale pentru volume atipice. Stabilește condiții de renegociere clare, mai ales în perioade de creștere sau scădere a volumului.

Expedițiile consolidate (adică gruparea mai multor comenzi mici în același transport) pot reduce costurile pe unitate și scurta timpul de tranzit, în special pe rute aglomerate.

Optimizează ambalajele, planificarea și externalizarea logisticii!

Gestionarea resurselor logistice afectează direct atât cheltuielile de transport, cât și satisfacția clientului.

Folosește ambalaje standardizate!

Un comerciant poate reduce costurile de livrare ajustând dimensiunea cutiilor la tipul de produs. Evită ambalarea excesivă și folosește materiale ușoare, dar sigure. Atunci când trimiți colete prea voluminoase sau cu mult spațiu gol, plătești pentru greutate volumetrică, nu pentru greutatea reală a produsului. Află și alte condiții de livrare internațională!

Consolidarea expedierilor

Planifică să expediezi mai multe colete către aceeași destinație în același traseu logistic. De exemplu, două comenzi către aceeași localitate, plasate în aceeași zi, pot pleca într-un unic colet, economisind costurile expedierii separate și reducând riscul de pierdere sau deteriorare.

Externalizează procesele logistice către experți (3PL)!

Colaborează cu parteneri specializați în depozitare și transport pentru piețe cu volume mari sau necunoscute. Prin parteneriate ca cel dintre Innoship, magazinele online au acces la rețele de fulfillment locale, ceea ce reduce timpii și cheltuielile totale (vezi detalii).

Plasează inventarul în depozite apropiate de clienții principali!

Acest pas scurtează fluxul de livrare și scade semnificativ tarifele de transport. Analizează lunar performanța stocului și mută rapid cele mai vândute produse aproape de cele mai frecvente destinații.

Utilizează instrumente digitale pentru managementul eficient al livrărilor!

Tehnologia te ajută să coordonezi mai ușor fiecare pas al procesului de livrare internațională.

Implementează un software de management pentru logistică!

Implementează un sistem care îți oferă vizibilitate în timp real asupra comenzilor, statusului fiecărui transport și a cheltuielilor logistice. Folosește datele pentru a identifica rapid traseele sau curierii cu cele mai bune rezultate. 

Integrează platforme multi-curier!

Alege soluții care aduc împreună, în același dashboard, mai mulți furnizori de curierat. Astfel, poți comuta rapid de la un partener la altul, conform costurilor și performanțelor, fără a complica procesele IT. 

Optimizarea rutelor cu ajutorul datelor

Utilizează funcții care analizează traficul, timpul de tranzit și tarifele vamale, pentru a programa eficient fiecare livrare. De exemplu, dacă observi creșterea traficului între două țări, ajustează rapid rutele sau curierii pentru a menține costurile sub control.

Automatizează procesele de etichetare, tracking și feedback!

Reduce erorile umane folosind software pentru generarea automată a documentelor sau urmărirea coletelor. Trimite clienților notificări automate despre statusul livrării, astfel încât să scazi numărul solicitărilor către customer support.

Găsești aici exemple practice despre cum poți implementa astfel de procese automatizate și ce beneficii aduc: 7 recomandări pentru automatizarea logisticii.

Planifică rutele și gestionează cu atenție timpii de livrare!

Analizează opțiunile disponibile și selectează varianta cu cel mai bun raport preț-timp. Când ai de ales între două transporturi similare, consultă datele despre întârzieri anterioare și rata de succes a livrărilor!

De asemenea, în sezon sau la promoții, crește numărul de transporturi alocate sau rezervă curieri suplimentari. Mulți comercianți negociază tarife speciale cu partenerii pe perioadele aglomerate, reducând astfel costul livrărilor suplimentare.

Folosește dashboard-uri automatizate care te avertizează despre orice întârziere. Schimbă ruta sau curierul imediat ce observi probleme recurente.

În aceeași ordine de idei, pune la punct canale rapide între vânzări, logistică și customer support. Ajustează termenele de livrare în sistem, atunci când apar întârzieri previzibile, pentru a nu promite clienților termene nerealiste.

Oferă suport dedicat clienților pentru a limita costurile ascunse!

Serviciile de customer care pot influența direct numărul de retururi și frecvența solicitărilor pentru transport reprogramat.

1. Comunică clar politica de retur și perioada estimată pentru livrare! Informațiile clar prezentate reduc riscul de solicitări suplimentare sau conflicte cu clienții.
2. Pune la dispoziție suport rapid prin canale multiple! Integrează atât secțiuni de întrebări frecvente (FAQ), cât și chat online sau suport telefonic. Răspunsul rapid scade presiunea asupra returnărilor și crește încidența comenzilor repetate.
3. Adună feedback constant de la clienți! Trimite sondaje scurte după fiecare livrare și folosește informațiile pentru a ajusta rapid partenerii și procesele. Automatizarea feedbackului cu ajutorul platformelor multi-curier scade costurile operaționale generate de neconformități.
4. Personalizează livrarea, acolo unde este posibil! Dacă livrezi produse premium sau în parteneriat cu branduri, propune extraopțiuni (ambalare personalizată, interval de livrare selectabil). Acest lucru poate părea o investiție suplimentară, dar, pe termen lung, ajută la fidelizarea clienților și la scăderea ratei de retururi.

Echilibrează optimizarea costurilor, calitatea și riscurile de business!

Reducerea cheltuielilor nu presupune să faci compromisuri privind siguranța sau rapiditatea serviciului. Urmărește periodic rata de retur, feedback-ul clienților, variația costurilor per colet sau rata de succes a livrărilor. Aceste date te ajută să recunoști rapid unde poți interveni pentru îmbunătățiri. 

Un singur furnizor poate limita opțiunile și poate genera supracosturi în situații de criză. Folosește mai mulți curieri acolo unde este posibil, iar opțiunile multi-curier din platformele specializate permit adaptarea rapidă la schimbările de pe piață.

Menține și un stoc de rezervă și parteneri de back-up! Planifică pentru situații în care apar blocaje de rută sau volume neprevăzute. Un stoc-tampon sau acces la servicii de livrare flexibile previn pierderile cauzate de retururi multiple sau întârzieri masive.

Dacă plănuiești să optimizezi costurile și să scalezi operațiunile internaționale, urmează aceste etape:

1. Analizează lunar costurile detaliate pentru fiecare rută și serviciu de curierat.
2. Negociază în mod transparent și periodic contractele cu furnizorii.
3. Îmbunătățește modul de ambalare și planifică consolidarea livrărilor acolo unde ai volume potrivite.
4. Testează și integrează soluții digitale care centralizează și automatizează procesele.
5. Monitorizează constant indicatorii logistici (timpi de livrare, rate de retur, feedback).
6. Fii pregătit să ajustezi strategiile rapid, în funcție de sezon, cerințele pieței sau rezultate.
7. Consultă un specialist financiar sau un expert logistic înainte de a lua decizii cu impact major asupra investițiilor și a infrastructurii.

Menține deschisă comunicarea cu furnizorii și clienții, automatizează procesele logistice acolo unde ai posibilitatea și analizează permanent datele pentru o adaptare rapidă la schimbările din piață. Printr-o abordare organizată și o utilizare inteligentă a resurselor, poți reduce considerabil costurile livrărilor internaționale fără să compromiți calitatea serviciului.